Opgaven gestuurd werken: voor de hele organisatie of voor een deel van de organisatie?

We zien dat er discussie is over de vraag of de gehele organisatie of slechts een deel van de organisatie volgens de principes van opgaven gestuurd werken aan de slag zou moeten gaan. We signaleren af en toe het beeld dat opgaven gestuurd werken alleen is voorbehouden voor complexe maatschappelijke opgaven.
Dit beeld klopt wat ons betreft niet. Opgaven gestuurd werken doe je voor alle opgaven van een organisatie. Dat omvat ook productie- of zaakgerichte activiteiten en ondersteunende werkzaamheden – zoals vergunningverlening, burgerzaken en facilitaire dienstverlening.

Opgaven gestuurd werken is vooral een werkwijze om aan de slag te gaan met concrete zaken – met focus op realisatie en gezamenlijk bouwen in plaats van vergaderen of beschouwen. De essentie van opgaven gestuurd werken wordt echter misverstaan als delen van de organisatie worden uitgesloten omdat opgaven gestuurd werken niet passend is. Dat geeft bovendien een ongewenste tweedeling.

Esprit de Corps
In een opgaven gestuurde organisatie is er een grote verscheidenheid aan werkwijzen: per situatie een passende aanpak. Tegelijkertijd kent een opgaven gestuurde organisatie een aantal algemene principes die voor alle leden van toepassing zijn. Deze algemene principes komen tot uitdrukking in een gemeenschappelijke werkwijze en een “Esprit de corps” voor iedereen in de organisatie:

 

(1)      Het realiseren van opgaven vormt het roer voor de organisatie
Dit principe houdt in dat je alleen tijd en energie steekt in de opgaven waar de organisatie voor staat. Dit principe houdt ook in dat je met elkaar moeite doet om dit zo concreet mogelijk te doen, aan de hand van vragen als: Wat is de focus – wat is de bedoeling, waar is het werkelijk om te doen? Wat zijn de prioriteiten, wat eerst en wat later? In een opgaven gestuurde organisatie is daarmee permanent sprake van een kerntakendiscussie.

(2)     Iedereen vertegenwoordigt de gehele organisatie
Vertegenwoordigen kan in de vorm van woordvoerderschap, maar ook in houding en gedrag: iedereen in de organisatie staat voor de gehele organisatie en draagt de doelstellingen van de gehele organisatie uit. Dit betekent dat iedereen ook bekend is met de doelstellingen van de organisatie en dat iedereen naar vermogen bijdraagt aan in principe de volle breedte van doelen van de organisatie.

(3) Optimaliseren van realisatie: dubbelslag, doorpakken, synergie & samenwerking
In een opgaven gestuurde organisatie heeft iedereen er permanent oog voor om zaken sneller, slimmer of beter te realiseren. Dit kan door “in een klap twee vliegen te slaan” (dubbelslag): ‘als ik dit doe, kan ik dan niet tegelijkertijd een bijdrage leveren aan…’. Doorpakken betekent organiseren wat nodig is om een klus echt af te maken, in plaats van lamenteren of half werk leveren met inzet op halve kracht. De inzet is om via synergie & samenwerking meer te realiseren.

Kun je bijvoorbeeld vanuit digitaal zaakgericht werken voor burgerzaken tegelijkertijd bijdragen aan doelen in het sociaal domein? Attendeer je een inwoner meteen op een verlopen paspoort of rijbewijs van een huisgenoot of van een ouder waarvoor deze persoon mantelzorger is? Leg je meteen een koppeling naar het sociaal domein om te bekijken of een inwoner tegelijkertijd ook geholpen kan worden rond bijvoorbeeld schuldhulpverlening of andere zaken die bij die persoon of diens huishouden spelen? Kun je vanuit burgerzaken bijvoorbeeld ook letten op eenzaamheid, verwaarlozing of andere sociale vraagstukken? Kun je bij het aanvragen en verstrekken van reis- en identiteitspapieren tegelijkertijd een oog open houden voor mogelijke signalen van radicalisering?

Tot slot
Opgaven gestuurd werken kun je als methode om samen te bouwen per vraagstuk of onderwerp op kleine schaal toepassen.
Opgaven gestuurd werken staat ook voor een gemeenschappelijke werkwijze en voor een ‘Esprit de Corps’ voor een gehele organisatie.

Tot deze gemeenschappelijke werkwijze hoort ook maatwerk: het per situatie kiezen van een passende aanpak– afhankelijk van wat nodig is om de gestelde opgave te realiseren.

Deze blog is samenvatting van ons artikel ‘Opgaven gestuurde organisatie: Eenheid in verscheidenheid ‘.
Je kunt het volledige artikel lezen in onze bibliotheek met artikelen over Opgaven gestuurd werken.