Wat schrijf je op in een jaarverslag van de gemeente?

Veel gemeenten zijn momenteel druk met het opstellen van het jaarverslag  2017 (of jaarstukken, programmarekening etc.). Nu gemeenteraden steeds meer de noodzaak herkennen om de effectiviteit van het beleid te beoordelen (bijvoorbeeld aan de hand van de Methode Duisenberg), komt de vraag op welke informatie in het jaarverslag moet staan. Kortom, wat neemt je op in een jaarverslag?

De ervaring leert dat de grootste informatiebehoefte van raadsleden bij jaarverslagen is het kunnen beoordelen van de effectiviteit van het beleid. Met andere woorden: Halen we de beleidsdoelen of moet er bijgestuurd worden? De begrotingsregels (Besluit begroting en verantwoording) schrijven voor dat in de begroting per programma de drie welbekende w-vragen beantwoord moeten worden:

• Wat willen we bereiken?
• Wat gaan we daarvoor doen?
• Wat gaat het kosten?

Het is dan vanzelfsprekend dat het jaarverslag ook een direct antwoord geeft op deze drie w-vragen. Vaak is dit echter niet het geval. De tekst onder de betreffende w-vraag is regelmatig geen antwoord op de w-vraag. Bijvoorbeeld zijn er dan algemene beleidsteksten opgenomen waarin uitgangspunten of randvoorwaarden van het beleid beschreven wordt. Of worden prestaties (beleidsimpulsen) beschreven onder de effectdoelstelling. Of zijn de teksten gewoon niet concreet genoeg. Dit alles maakt dat raadsleden geen inzicht hebben op de effecten van het beleid en dat leidt weer tot de ‘Wat lees ik in de krant?’-verantwoordingsdebatten.

Vooral het beantwoorden van de ‘wat hebben we bereikt’-vraag blijkt ingewikkeld. Bij deze vraag is het van belang om te beschrijven welk effect zichtbaar is in de samenleving. Leg hierbij opvallende uitschieters (naar boven en naar beneden) van effectindicatoren uit. Verder is natuurlijk niet alles te vatten in indicatoren, dus een kwalitatieve beschrijving van het effect van het beleid zal raadsleden een beeld geven. Mochten raadsleden het niet eens zijn met dit beeld, dan is deze informatie wel een goed startpunt voor het verantwoordingsdebat in de raad.

De tips op een rijtje:

• Beantwoord helder en inzichtelijk de drie w-vragen voor het betreffende jaar (2017). Welke effect zijn zichtbaar in 2017 van het beleid? Wat is er daarvoor gedaan? Wat heeft het gekost?
• Geef inzicht en uitleg over oorzaken voor het wel of niet halen van beleidsdoelstellingen?
• Maak inzichtelijk hoe intensiveringen of extensiveringen die in de begroting zijn genoemd uitpakken. Wat is het effect van deze intensiveringen of extensiveringen?
• Stel de tekst zo op dat een buitenstaander met minder kennis van het beleidsonderwerp toch begrijpt wat er speelt rond het onderwerp. Zeker nu veel nieuwe raadsleden aantreden na de verkiezingen. Verwijs bij jargon naar de specifieke passage in beleidsnota’s waar het jargon wordt uitgelegd (hyperlink!).

Volg de bovenstaande tips en de controlerende rol van de raad wordt geen afrekenrol, maar komt in het teken te staan van het realiseren van de maatschappelijke opgaven, met effectieve monitoring, evaluatie en bijsturing. Hier heeft het college en de ambtelijke organisatie ook baat bij!

Deze blog is onder andere gebaseerd op mijn ervaringen vanuit een detachering bij de gemeenteraad van Utrecht. De Utrechtse raad experimenteert met de methode Duisenberg om meer inzicht te krijgen in de effectiviteit van het beleid en wil zo een betere invulling geven aan zijn controlerende rol. Naar aanleiding van de uitgevoerde analyses is onlangs een presentatie gegeven aan de ambtelijke organisatie. Onze ervaring is dat de complexiteit rond het opstellen van een inzichtelijk jaarverslag bij vele gemeenten speelt.